​​​​​​Kunde: DVGW Kongress

Projekt: Kongress + Messeabend

Personen: 5000 Gäste

Ort: Köln

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​Zielsetzung & Herausforderung

Ein zweitägiges Fachkongress- und Networking-Event mit parallel stattfindenden Vorträgen mit 200 Speakern und 5.000 Besuchern, sowie einer Abendveranstaltung für 1.500 Gäste professionell zu konzipieren und umzusetzen. Ziel war es, eine reibungslose Organisation aller Programmpunkte sowie ein einheitliches Veranstaltungserlebnis für Referierende, Ausstellende und Teilnehmende zu schaffen.

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Besondere Herausforderungen:​

• Koordination zahlreicher Referierender und Fachvorträge über mehrere Veranstaltungsräume.

• Planung und Umsetzung eines ganzheitlichen Veranstaltungsdesigns inklusive Bühnen- und Raumkonzept.

• Technische Gesamtplanung und Umsetzung in fünf parallel bespielten Veranstaltungsräumen.

• Steuerung der Besucherströme sowie eines effizienten Einlass- und Akkreditierungsprozesses.

• Organisation einer Abendveranstaltung für 1.500 Gäste inklusive Catering, Entertainment und Locationprogramm.

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​Umsetzung & Leistungen

Als Full-Service-Agentur verantworteten wir die komplette Planung und Umsetzung des zweitägigen Fachkongresses – von den Aufbautagen bis zur Abendveranstaltung. Dazu gehörten das Referierendenmanagement, die Abstimmung mit der Location, die Entwicklung des Set-Designs sowie die technische Planung und Umsetzung in fünf Veranstaltungsräumen + Messetechnik. Ergänzend organisierten wir das Besucher- und Einlassmanagement sowie eine Abendveranstaltung für 1.500 Gäste inklusive Catering, Bühnenprogramm und Führungen durch die Motorworld Köln.

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Leistungsübersicht

• Zieldefinition

• Passende Locationsuche

• Zusammenstellung Dienstleistende & Gewerkekoordination

• Gesamtprojektleitung

• Referierenden- und Vortragsmanagement

• Abstimmung mit der Veranstaltungslocation

• Set- und Bühnendesign

• Planung und Umsetzung der Veranstaltungstechnik in fünf Veranstaltungsräumen

• Aufbau- und Logistikkoordination

• Einlass-, Akkreditierungs- und Besuchermanagement

• Ablauf- und Regieplanung

• Personal- und Dienstleisterkoordination

• Abendveranstaltung für 1.500 Gäste

• Cateringkoordination

• Organisation der Führungen durch die Motorworld Köln

• Planung und Umsetzung des Live-Bühnenprogramms

• Zeitplanung & Ablaufstruktur

• Eventdesign und Dekoration

• Dokumentation & Reporting

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Ergebnis & Highlights

Ein professionell organisierter Fachkongress mit reibungslosen Abläufen, hochwertiger technischer Umsetzung und einem stimmigen Veranstaltungskonzept mit Einbindung der Messeausstellung. Die Abendveranstaltung in der Motorworld Köln bot 1.500 Gästen den passenden Rahmen für Networking, Unterhaltung und einen gelungenen Ausklang der Veranstaltung.

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Event-Highlights:

• Das Zusammenspiel aus parallel laufender Messe und Fachkongress über zwei Tage mit über 5000 Besuchern

• Exklusive Führungen durch die Ausstellung der Motorworld Köln zur Abendveranstaltung​